Palestras de Sucesso Entrevista Juliana Franconere – Parte 1

1- Muito obrigado, Juliana, por dedicar seu tempo para esta entrevista. Estamos ansiosos para aprender sobre as estratégias que você oferece para melhorar a produtividade e a performance.

Que tal falarmos a princípio, sobre produtividade no ambiente corporativo? Diante de sua experiência, quais são os maiores desafios de produtividade enfrentados pelas empresas no contexto atual e como suas técnicas podem ajudar a superá-los?

JF: Muito obrigada vocês por compartilharem minhas experiências e estratégias que eu trabalho há tanto tempo. No ambiente corporativo atual, alguns dos maiores desafios de produtividade que as empresas em geral enfrentam é a sobrecarga de informações, gestão ineficiente do tempo e falta de engajamento dos colaboradores.

Quando pensamos nestas dificuldades podemos entender cada uma delas da seguinte forma:

Sobrecarga de informações: Com a enorme quantidade de dados e informações disponíveis, os colaboradores muitas vezes se sentem sobrecarregados e têm dificuldade em identificar o que é realmente importante.

Para superar esse desafio, é fundamental implementar técnicas de gestão da informação, como a priorização de tarefas e o uso de ferramentas de produtividade que ajudem a filtrar e organizar informações relevantes.

Gestão Ineficaz do Tempo: A gestão do tempo é uma habilidade crítica que muitos profissionais ainda precisam desenvolver.

Minhas técnicas envolvem o uso de metodologias comprovadas como o método Pomodoro e a matriz de Eisenhower, que ajudam os colaboradores a organizar suas tarefas de maneira mais eficiente, garantindo que as atividades mais importantes sejam realizadas primeiro.

Falta de engajamento: A falta de engajamento pode ser um grande obstáculo para a produtividade. É essencial criar um ambiente de trabalho que promova a motivação e o comprometimento.

Técnicas como a inteligência emocional e o coaching/mentoria podem ajudar os líderes a entender melhor suas equipes e a implementar estratégias que incentivam um maior engajamento e senso de propósito.

2- Comente como funciona o seu método MOPA e como ele pode ser integrado no dia a dia das equipes para melhorar a eficiência e os resultados.

JF: O método MOPA, que desenvolvi ao longo de minha experiência, é uma metodologia de atingimento de metas que pode ser facilmente integrada no dia a dia das equipes para melhorar a eficiência e os resultados.

MOPA é um acrônimo para Mentalizar, Organizar, Planejar e Agir, e cada uma dessas etapas é crucial para o sucesso.

1. Mentalizar:

A primeira etapa envolve mentalizar e tirar tudo o que precisa ser feito da mente e colocado no papel. Isso ajuda a clarear a mente e a reduzir o estresse associado à tentativa de lembrar de todas as tarefas.

Para as equipes, isso pode ser feito em reuniões de brainstorming ou sessões individuais onde os membros listam todas as suas responsabilidades e ideias.

2. Organizar:

Depois de ter tudo anotado, é hora de organizar. Isso não significa apenas organizar os pensamentos, mas também categorizar e priorizar as tarefas.

As equipes podem utilizar ferramentas de gestão de projetos, como quadros Kanban ou listas de tarefas, para visualizar e organizar o trabalho de forma clara e acessível.

3. Planejar:

A etapa de planejamento envolve definir os passos a serem tomados para atingir cada meta. Isso inclui criar um plano de ação detalhado que delineia as tarefas, prazos e recursos necessários.

Para as equipes, isso pode ser feito através de reuniões regulares de planejamento onde os objetivos são estabelecidos e os papéis são definidos.

4. Agir:

Finalmente, é hora de agir. Esta etapa é sobre executar o plano de ação com disciplina e foco.

As equipes devem seguir os passos planejados, monitorar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.

É importante ter sistemas de acompanhamento e feedback para garantir que todos estejam no caminho certo e para corrigir rapidamente qualquer desvio.

Integração no Dia a Dia das Equipes:

Para integrar o método MOPA no dia a dia das equipes, sugiro os seguintes passos:

– Reuniões Semanais: Realizar reuniões semanais para mentalizar e organizar tarefas. Isso garante que todos saibam o que precisa ser feito e como contribuir.

– Ferramentas de Gestão: Utilizar ferramentas como Trello, Monday.com ou até mesmo planilhas para organizar e planejar as tarefas de maneira visual e colaborativa.

– Check-ins Diários: Realizar check-ins diários curtos no máximo 15 minutos para acompanhar o progresso e ajustar o plano conforme necessário.

– Feedback Contínuo: Implementar um sistema de feedback contínuo para monitorar a eficiência e eficácia das ações, ajustando as estratégias conforme necessário.

Ao seguir o método MOPA, as equipes podem melhorar significativamente sua organização, planejamento e execução de tarefas, resultando em maior eficiência e melhores resultados.

O método ajuda a clarear as responsabilidades, aumentar a produtividade e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos da equipe e da empresa.

3 – A procrastinação é um problema comum em muitos ambientes de trabalho. Quais são as estratégias mais eficazes que você ensina para vencê-la?

Você poderia compartilhar um exemplo de como suas técnicas de reprogramação mental ajudaram a superar a procrastinação e aumentar sua produtividade?

JF: A procrastinação é um desafio frequente no ambiente de trabalho, mas pode ser superada com estratégias eficazes e reprogramação mental.

Estratégias para Vencer a Procrastinação:

Método MOPA: Mentalizar, Organizar, Planejar e Agir. Isso ajuda a clarear a mente e a transformar tarefas em ações concretas.

Dividir Tarefas: Quebrar grandes tarefas em etapas menores e gerenciáveis.

Método Pomodoro: Trabalhar em intervalos de 25 minutos com pausas curtas para manter o foco.

Estabelecer Prazos: Definir prazos claros e específicos para criar um senso de urgência.

Recompensas: Criar um sistema de recompensas para tarefas concluídas.

Ambiente Organizado: Manter um espaço de trabalho organizado e livre de distrações.

Exemplo de Sucesso:

Um cliente meu, gerente de projeto, lutava com procrastinação, afetando prazos e o desempenho da equipe. Implementamos o método MOPA para organizar e planejar suas tarefas. Utilizamos reprogramação mental com afirmações positivas e visualização para mudar sua mentalidade. Em poucas semanas, ele relatou uma melhoria significativa na produtividade, completando tarefas antes do prazo e inspirando sua equipe.

Essas estratégias, aliadas à reprogramação mental, podem transformar hábitos de procrastinação em ações produtivas, aumentando a eficiência e os resultados no trabalho.

4-Para empreendedores que precisam gerenciar múltiplas responsabilidades, quais são as principais dicas que você oferece para otimizar o tempo?

JF: Gerenciar múltiplas responsabilidades como empreendedor pode ser desafiador, mas com algumas estratégias eficazes, é possível otimizar o tempo e aumentar a produtividade.

Uma das principais dicas é priorizar tarefas utilizando a matriz de Eisenhower, que ajuda a classificar atividades em importantes, urgentes, não importantes e não urgentes.

Concentrar-se primeiro nas tarefas importantes e urgentes é fundamental.

Planejar o dia também é essencial. Comece cada dia com uma lista de tarefas bem definida e utilize ferramentas como planners ou aplicativos de gestão de tempo para organizar suas atividades diárias.

Delegar responsabilidades é outra estratégia importante. Não tente fazer tudo sozinho; identifique tarefas que podem ser delegadas a outros membros da equipe para liberar seu tempo para atividades estratégicas.

A técnica Pomodoro é eficaz para manter o foco. Trabalhe em blocos de 25 minutos com intervalos de 5 minutos para evitar a fadiga mental.

Evitar a multitarefa é crucial, pois concentrar-se em uma tarefa de cada vez pode melhorar a qualidade do trabalho e reduzir o tempo necessário para completá-lo.

Estabelecer limites de tempo específicos para reuniões e atividades, usando cronômetros ou alarmes, garante que você não gaste mais tempo do que o necessário em uma tarefa.

Ferramentas de automação também são úteis para automatizar tarefas repetitivas, como respostas automáticas de e-mail, agendamento de reuniões e gestão de redes sociais.

Fazer pausas regulares ajuda a manter a produtividade e a clareza mental.

Levante-se, alongue-se e refresque sua mente periodicamente.

Além disso, reservar tempo no final de cada semana para revisar suas tarefas e avaliar seu progresso permite ajustar o planejamento conforme necessário para melhorar a eficiência.

Por fim, manter um equilíbrio entre trabalho e vida pessoal é essencial.

O descanso e o lazer são fundamentais para manter a produtividade e evitar o burnout. Implementar essas dicas pode ajudar empreendedores a gerenciar melhor seu tempo, aumentar a produtividade e alcançar seus objetivos de forma mais eficaz.

5-Como a aplicação das técnicas de planejamento estratégico pode ajudar pequenos empresários a equilibrar melhor suas tarefas diárias?

JF: A aplicação de técnicas de planejamento estratégico é fundamental para pequenos empresários que buscam equilibrar melhor suas tarefas diárias e alcançar seus objetivos de maneira mais eficiente.

Primeiramente, ao implementar um planejamento estratégico, os empresários conseguem definir metas claras e específicas, o que proporciona uma visão mais nítida do que é realmente importante.

Essa clareza ajuda a priorizar as tarefas diárias que estão diretamente alinhadas com os objetivos de longo prazo, evitando que esforços sejam desperdiçados em atividades menos relevantes.

Além disso, o planejamento estratégico permite uma melhor organização das atividades.

Com um plano de ação bem delineado, é possível distribuir as tarefas de forma equilibrada ao longo do tempo, evitando sobrecargas em determinados períodos e garantindo que todas as áreas importantes do negócio recebam a atenção necessária.

Isso contribui para um uso mais eficiente do tempo e dos recursos, reduzindo o estresse e aumentando a produtividade.

Outro benefício significativo é a capacidade de antecipar desafios e oportunidades. O planejamento estratégico envolve a análise do ambiente interno e externo, identificando possíveis obstáculos e tendências de mercado.

Com essa visão, os empresários podem se preparar melhor para enfrentar adversidades e aproveitar oportunidades, ajustando suas atividades diárias conforme necessário para manter-se no caminho certo.

Além disso, o planejamento estratégico facilita a tomada de decisões.

Com uma visão clara dos objetivos e um plano de ação estruturado, os empresários conseguem tomar decisões mais informadas e alinhadas com suas metas.

Isso reduz a incerteza e aumenta a confiança nas ações tomadas, resultando em um gerenciamento mais eficaz do negócio.

6-Quais são as técnicas de autogerenciamento mais eficazes que você ensina e como elas podem ser implementadas na rotina de profissionais liberais e autônomos?

JF: Entre as técnicas de autogerenciamento mais eficazes que ensino, destacam-se a definição clara de metas, a organização das tarefas, o planejamento das ações e a disciplina na execução.

Para profissionais liberais e autônomos, a aplicação dessas técnicas começa com a definição de objetivos específicos e mensuráveis, o que proporciona uma direção clara e um propósito para suas atividades diárias. Uma vez estabelecidas as metas, é crucial organizar as tarefas de maneira lógica, priorizando aquelas que têm maior impacto no alcance dos objetivos.

Isso pode ser feito através de listas de tarefas diárias ou semanais, dividindo grandes projetos em etapas menores e mais manejáveis.

O planejamento é a próxima etapa essencial. Desenvolver um plano de ação detalhado para cada meta ajuda a garantir que todos os passos necessários sejam considerados e que os recursos sejam alocados de forma eficiente.

Esse plano deve incluir prazos realistas, permitindo que o profissional mantenha o controle sobre o progresso e ajuste suas ações conforme necessário.

A disciplina na execução é fundamental para o sucesso do autogerenciamento. Estabelecer uma rotina diária que incorpore momentos específicos para trabalhar nas tarefas prioritárias, evitar distrações e manter o foco nas atividades mais importantes são práticas que aumentam a produtividade.

Utilizar técnicas como o Pomodoro, que alterna períodos de trabalho focado com breves intervalos, pode ajudar a manter a concentração e a energia ao longo do dia.

Além disso, recomendo a revisão regular do progresso e a flexibilidade para ajustar planos e prioridades quando necessário.

Isso permite que os profissionais liberais e autônomos permaneçam ágeis e adaptáveis, respondendo rapidamente às mudanças e desafios que possam surgir.

Implementando essas técnicas de autogerenciamento, é possível otimizar o uso do tempo e dos recursos, aumentar a eficiência e alcançar melhores resultados em suas atividades profissionais.

7-Como o autoconhecimento pode fortalecer a autoconfiança e melhorar o desempenho profissional?

JF: O autoconhecimento é uma ferramenta poderosa para fortalecer a autoconfiança e melhorar o desempenho profissional.

Quando um indivíduo compreende suas próprias forças e fraquezas, pode tomar decisões mais informadas sobre onde concentrar seus esforços e como melhorar áreas que precisam de desenvolvimento.

Esse entendimento proporciona uma base sólida de autoconfiança, pois a pessoa sabe no que é boa e onde pode confiar em suas habilidades.

Além disso, o autoconhecimento permite identificar e gerenciar emoções de maneira mais eficaz.

Profissionais que entendem suas reações emocionais podem evitar que o estresse e a ansiedade afetem negativamente seu trabalho, mantendo-se mais calmos e focados em situações desafiadoras.

Esse controle emocional contribui significativamente para um desempenho consistente e de alta qualidade.

O autoconhecimento também facilita a definição de metas realistas e atingíveis.

Quando alguém tem uma compreensão clara de suas capacidades e limitações, pode estabelecer objetivos que estão dentro de seu alcance, o que aumenta as chances de sucesso e a motivação para continuar progredindo.

Cumprir essas metas reforça ainda mais a autoconfiança, criando um ciclo positivo de crescimento e realização.

Além disso, a autoconsciência permite uma comunicação mais eficaz e relações interpessoais melhores no ambiente de trabalho.

Profissionais que conhecem bem a si mesmos tendem a ser mais empáticos e compreensivos uns com os outros, o que melhora a colaboração e a dinâmica de equipe.

Essa habilidade de construir relacionamentos positivos pode levar a um ambiente de trabalho mais harmonioso e produtivo.

O autoconhecimento fortalece a autoconfiança ao proporcionar uma compreensão profunda das próprias capacidades e limitações, melhorando o controle emocional, permitindo a definição de metas realistas e facilitando a comunicação eficaz.

Esses fatores combinados resultam em um desempenho profissional superior, impulsionando o sucesso e a satisfação no trabalho.

8-Que ferramentas e recursos digitais você recomenda para ajudar profissionais e equipes a se manterem organizados e produtivos?

JF: Existem muitas ferramentas no mercado e acredito que depende muito da forma com que cada pessoa gosta de gerenciar suas tarefas.

As principais que eu uso e indico para as pessoas começarem o processo de organização e manutenção são:

– Trello: Ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros Kanban, ideal para organizar tarefas e acompanhar o progresso.

– Asana: Plataforma robusta para gestão de projetos, permitindo criar, atribuir e monitorar tarefas em equipes.

– Monday.com: Sistema visual de gerenciamento de trabalho que ajuda a planejar e rastrear projetos e fluxos de trabalho.

– Evernote: Aplicativo para tomada de notas e organização de ideias, com recursos de sincronização entre dispositivos.

– Todoist: Gerenciador de tarefas pessoais que ajuda a organizar e priorizar atividades diárias.

– Notion: Ferramenta de produtividade multifuncional que combina notas, tarefas, bancos de dados e calendários em um único espaço.

– Planilha Excel ou Google Sheets: Dependendo do desenho e da organização do indivíduo podemos construir planilhas que se adequem a necessidade.

Utilizar essas ferramentas pode aumentar significativamente a eficiência, melhorar a comunicação e organização, e facilitar a gestão de tarefas e projetos tanto para profissionais individuais quanto para equipes.